Vacature: Officemanager
Als officemanager ben jij onmisbaar voor het succes van onze organisatie. Jij kent ons bedrijf als geen ander en bent het gezicht voor onze klanten. Je ondersteunt je collega’s waar mogelijk, helpt bij de planning en organisatie van diverse bijeenkomsten en voert secretariële taken uit. Je denkt proactief mee over verbeteringen van procedures en werkwijzen. Daarnaast ben je kritisch, besluitvaardig en een echte probleemoplosser.
Wie zijn wij?
Legal Infra is een juridisch adviesbureau op het gebied van ondergrondse infra (kabels en leidingen). Ons klantenbestand bestaat voor het overgrote deel uit Nederlandse gemeenten, die wij ondersteunen en opleiden op het gebied van kabels en leidingen. Dat opleiden doen we vanuit JOIN Academy, waarvoor jij ook werkzaam zult zijn. Ons doel: het zelfredzaam maken van gemeenten op het gebied van ondergrondse infra.
Kabels en leidingen saai? Dat valt wel mee…
Wij werken namelijk dagelijks op het snijvlak van maatschappelijke belangen, zoals de energietransitie en groenbehoud in steden. Steeds meer verdwijnt in de ondergrond, terwijl die bodem al aardig vol ligt.
Wie is verantwoordelijk voor die kabel die bij graafwerkzaamheden naar boven is gekomen? Kan een netbeheerder zomaar overal glasvezel leggen? Waar moeten die duizenden transformatorstations komen en wie bepaalt dat? Zomaar wat vragen waarbij wet- en regelgeving een rol spelen en waarmee wij op dagelijkse basis bezig zijn.
Het totale team bestaat uit zeven personen, met een flexibele schil van zes personen. Een klein team van procesadviseurs en processpecialisten met een juridische achtergrond, toezichthouders, regisseurs openbare ruimte en vergunningverleners.
Wat ga je doen?
- Je bent het gezicht voor onze klanten op ons kantoor in Maarn
- Je organiseert trainingen en bijeenkomsten (planning, deelnemersregistraties, klantcontact, locatie, lunch, hand-outs en/of sprekers enz.).
- Je ondersteunt het management bij vergaderingen, congressen, het organiseren van reizen, etc.
- Je houdt je bezig met allerlei bedrijfscommunicatie, voer je financieel administratieve taken uit en levert projectondersteuning
- Je beheert de ontwikkeling van voorlichtingsmateriaal en cursusmateriaal
- Je beoordeelt offertes, stelt contracten op en factureert
- Je organiseert trainingsdagen en evenementen
- Je beheert de kantoorvoorraden
- Je houdt de kantoorplantjes en je collega’s in leven
- Je beheert de e-mailboxen van JOIN en Legal
- Je beheert de urenstaten van onze externe toezichthouders
- Je beheert ons klantenbestand in het CRM
- Je regelt aanmeldingen voor, en onderhoudt klantcontact over, ons digitale platform
Jouw competenties in het kort
Je bent klantgericht en haalt voldoening uit het ondersteunen van je collega’s. Je bent sociaal en gericht op samenwerking. Je bent enthousiast en in staat om complexe ondersteuningsvraagstukken tot een goed einde te brengen. Door jouw oog voor detail zorg je dat de interne processen goed verlopen en wanneer je mogelijkheden voor verbetering ziet, laat je dat horen.
- HBO-werk en denkniveau
- Uitstekende kennis van de Nederlandse taal (in woord en geschrift)
- Gastvrij en communicatief vaardig
- Zelfstandig en proactief, maar je begrijpt ook de noodzaak van samenwerken
- Altijd kritisch en op zoek naar efficiëntie
- Durft te vragen
- Kennis van MS365
Wat geeft je een streepje voor?
- Kennis van CRM Teamleader
- Kennis van onze nichemarkt
- Ervaring als officemanager, projectmanager of eventplanner
Praktisch en zeker niet onbelangrijk
- 24-40 uur per week in loondienst
- Salaris: 3052 tot 4297 euro bruto per maand, afhankelijk van ervaring
- We vinden het belangrijk (en gezellig) dat je op maandag en donderdag op kantoor in Maarn (Utrecht) bent, verder ben je vrij om te werken waar je wilt (in overleg met je collega’s).
- Reiskostenvergoeding
- Laptop van de zaak
- 20 wettelijke en 11 bovenwettelijke vakantiedagen en 8 procent vakantiegeld (op basis van fulltime)
- Een jaarcontract, met daarna mogelijkheid tot een vast contract. Vanaf dat moment krijg je een auto van de zaak, bijdrage in je pensioenpremie en ga je mee in onze bonusstructuur.